Was kostet eine unbesetzte Stelle in der Gastronomie?

Eine offene Stelle steht auf keiner Rechnung. Sie taucht in keiner Kostenstelle auf, niemand bucht sie, und trotzdem ist sie in vielen Betrieben der größte Einzelposten im Personalbereich. Diese Rechnung macht sie sichtbar.

Die drei Kostenblöcke

Wer die Kosten einer offenen Stelle sauber beziffern will, muss drei Dinge trennen, die gern durcheinandergehen.

Erstens die Arbeitgeberkosten. Das ist das Gehalt, das Sie zahlen würden, zuzüglich Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Umlagen und Berufsgenossenschaft. Als Faustzahl arbeiten wir mit einem Aufschlag von 22 Prozent auf das Monatsbrutto. Dieser Block wird während der Vakanz nicht ausgezahlt – er ist der Betrag, den Sie theoretisch sparen. Genau deshalb wiegen viele Betriebe sich in Sicherheit.

Zweitens die betrieblichen Auswirkungen. Die Arbeit verschwindet nicht, nur weil niemand da ist, der sie macht. Sie wandert ins bestehende Team. Das kostet in Überstunden, Zuschlägen und Leiharbeit – und in Dingen, die schwerer zu beziffern sind: reduzierte Öffnungszeiten, verkleinerte Karte, weniger vergebene Plätze, längere Wartezeiten, schlechtere Bewertungen. Und im schlimmsten Fall die Kündigung einer weiteren Fachkraft, die die Mehrbelastung nicht länger mitträgt. Wir setzen dafür je nach Lage einen Aufschlag von 15 bis 60 Prozent auf die Arbeitgeberkosten an; 35 Prozent ist der Wert für einen Betrieb, in dem Überstunden und Engpässe spürbar sind, aber noch niemand gekündigt hat.

Drittens die Besetzungskosten. Was es einmalig kostet, die Stelle wieder zu füllen. Über Personalvermittlung oder Headhunting sind 20 bis 30 Prozent des Jahresbruttogehalts marktüblich. Dieser Block fällt unabhängig davon an, wie lange die Stelle offen war – aber er fällt eben zusätzlich an.

Die Rechnung an einem Beispiel

Nehmen wir eine Kochstelle. Das Medianentgelt liegt bei rund 2.882 Euro Monatsbrutto – der Richtwert, mit dem auch unser Förderungsrechner arbeitet. Die Stelle ist seit drei Monaten offen, das Team fängt es mit Überstunden auf.

Knapp 25.000 Euro für eine einzige Kochstelle, die drei Monate offen stand. Das entspricht etwa dem Bruttojahresgehalt von neun Monaten – für eine Stelle, in der in dieser Zeit niemand gearbeitet hat.

Wichtig: Das ist eine Modellrechnung, keine Buchhaltung. Die Aufschläge sind Annahmen, und je nach Betrieb liegen sie höher oder niedriger. Aber die Größenordnung stimmt – und sie ist für die meisten Betreiber überraschend.

Vakanzkosten je Position

Dieselbe Rechnung für die Positionen, die in Hotellerie und Gastronomie am häufigsten offenstehen. Grundlage sind Richtwerte für Medianentgelte, drei Monate Vakanz und ein Auswirkungsaufschlag von 35 Prozent.

Wer zwei Stellen gleichzeitig offen hat – in der Praxis eher die Regel als die Ausnahme –, liegt nach einem Quartal schnell im mittleren fünfstelligen Bereich. Ohne dass irgendwo eine Rechnung eingegangen wäre.

Warum die meisten Betriebe zu niedrig schätzen

Drei Denkfehler tauchen fast immer auf.

Der Sparfehler. „Solange die Stelle offen ist, spare ich das Gehalt." Stimmt für Block eins. Aber die Arbeit wird trotzdem gemacht, meist teurer als vorher, weil Überstunden mit Zuschlägen vergütet werden und Leiharbeit über dem Tarif liegt.

Der Ausblendfehler. Was nicht auf einer Rechnung steht, wird nicht gerechnet. Ein Tisch, den Sie nicht besetzen konnten, erzeugt keinen Beleg. Ein Gast, der wegen 40 Minuten Wartezeit nicht wiederkommt, auch nicht. Der Verlust ist real, nur unsichtbar.

Der Reihenfolgefehler. Betriebe vergleichen den Preis einer Besetzung mit null – statt mit den Kosten des Weiterwartens. Dann erscheint jede Besetzungslösung teuer, die Entscheidung wird vertagt, und die Vakanz läuft weiter. Nach drei weiteren Monaten ist die Rechnung um 14.000 Euro schlechter, und die Stelle ist immer noch offen.

Die richtige Frage lautet nicht „Was kostet mich die Besetzung?", sondern „Was kostet mich der nächste Monat ohne Besetzung?"

Was man aus der Zahl macht

Sobald die Zahl auf dem Tisch liegt, ändert sich die Diskussion. Nicht, weil sie hoch ist, sondern weil sie vergleichbar wird. Drei Dinge sind danach entscheidbar:

• Zeit schlägt Preis. Eine Besetzung, die vier Wochen früher greift, spart bei einer Kochstelle rund 4.700 Euro. Das ist meist mehr, als die Preisdifferenz zwischen zwei Anbietern ausmacht.
• Qualität ist keine Kür. Eine Fehlbesetzung kostet nach gängiger Faustzahl das Anderthalbfache eines Jahresgehalts – weil die Vakanzkosten zweimal anfallen, plus Einarbeitung, die verpufft ist. Vorqualifizierung ist deshalb kein Komfort, sondern Risikosenkung.
• Reihenfolge festlegen. Bei mehreren offenen Stellen zuerst die besetzen, die pro Monat am teuersten ist – nicht die, die am leichtesten zu besetzen scheint.

Für Ihre konkrete Stelle können Sie die Rechnung direkt auf der Startseite machen: Position, Gehalt, Vakanzdauer und Auswirkung eingeben, das Ergebnis erscheint sofort. Zum Förderungsrechner →

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